Blog

Selidbe poslovnog prostora

Vreme je za team building

Selidbe poslovnog prostora su podjednako stresan i zahtevan posao kao i selidba u novi dom. Ovaj proces podrazumeva preseljenje velikog broja kancelarijskog nameštaja, kao i celokupne arhive sastavljene od vrednih dokumenata. A da i ne pominjemo komplikovanu proceduru pakovanja i selidbe računara. Kompletne kompjuterske opreme i drugih elektronskih uređaja koje koristite u svakodnevnom radu.

Kako većina vlasnika kompanija ne može sebi priuštiti da zatvori kancelarije na nedelju dana u svrhu preseljenja. Obično ne preostaje puno vremena da se ovaj proces završi.

Treba imati na umu da, bez obzira na veličinu vaše kompanije, preseljenje kancelarije zahteva mnogo posla i dobru organizaciju. Te vas pozivamo da sledite ovih nekoliko saveta kako bi proces selidbe iz jednog u drugi poslovni prostor protekao bez poteškoća.

Korisni saveti za selidbe poslovnog prostora

Počnite planirati na vreme

Kada je u pitanju selidba u novi kancelarijski prostor izuzetno je bitno rano započeti proces planiranja. Te na vreme doneti odluku o raspodeli posla, načinu na koji će se posao obaviti i datumu do kog selidba poslovnog prostora treba da se finalizuje. Takođe ne zaboravite da unapred planirate svoj budžet za selidbu jer je izuzetno važno znati koliko će vas sve koštati. Ukoliko se odlučite za agencije koje nude jeftine selidbe, najpre proverite kvalitet usluge koju nude.

Osim što morate isplanirati kako ćete sve pripremiti za dan selidbe, takođe ćete morati imati plan gde će se stvari smestiti kad stignete u vaš novi poslovni prostor. Predlažemo da nabavite ili skicirate tlocrt novog prostora kako biste utvrdili raspored kancelarija i zajedničkih prostorija. Budite spremni da ćete morati da izdvojite nekoliko nedelja da biste efikasno isplanirali i sproveli selidbu svoje kancelarije. Kao i nedelju dana da biste sve postavili na svoje mesto i bili spremni za rad u novom poslovnom ambijentu. Ukoliko uspete da organizujete da se vremenski okviri vašeg starog zakupa preklapaju sa zakupom vašeg novog kancelarijskog prostora. To vam pruža priliku da samostalno prenesete predmete poput biljaka i manjeg kancelarijskog materijala, i postavite ih na novu lokaciju i pre nego što se zvanično preselite.

Istražite kako biste pronašli najbolju kompaniju za selidbe i prevoz

Preporučujemo da istražite i dobijete ponude od najmanje tri profesionalne kompanije za selidbe i prevoz pre nego što donesete konačnu odluku. Ako imate isplanirani budžet preporuka je da angažujete kompaniju za selidbe i prevoz koja nudi kompletnu uslugu selidbe. Uključujuću i uslugu pakovanja za selidbu, montažu i demontažu kancelarijskog nameštaja, kao i utovar, istovar i raspakivanje. Pitajte za preporuke i pogledajte recenzije jer ćete tako biti sigurni da ste angažovali onu kompaniju koja ima najbolji portfolio i visoke ocene.

Svaka kompanija za selidbe i prevoz koju planirate da angažujete treba da bude licencirana i da nudi iskustvo, profesionalan odnos i kvalitet. Uz nisku cenu, ovo su svakako prednosti koje vi kao klijenti možete u potpunosti iskoristiti. Takođe naša je preporuka da se odlučite za onu agenciju koja nudi besplatnu procenu vaše selidbe.  Kako biste dobili precizan predračun, neophodno je da zatražite od predstavnika kompanije da lično dođe u vašu kancelariju i upozna se sa obimom budućeg posla.

Uključite i zaposlene u proces selidbe poslovnog prostora

Vaša angažovana agencija za selidbe i prevoz će se pobrinuti za kancelarijski nameštaj većih dimenzija. Ali i pored toga će biti od velike pomoći ukoliko svi zaposleni budu odgovorni za svoj radni prostor. Najavite svojim zaposlenima kada će biti potrebno da spakuju sadržaj svojih radnih stolova i podstaknite ih da ne ostavljaju sve za poslednji čas.

Naš predlog bi bio da svakom zaposlenom dodelite zasebnu kutiju koju će označiti kako bi prilikom raspakivanja znali kome pripada odgovarajuća kutija sa ličnim predmetima. Za maksimalnu efikasnost preporučujemo da svaku kutiju označite lokacijom (kancelarijom ili sektorom u koji je namenjena). Zatim brojem i po potrebi stavite napomenu za lično ime na koga se odnosi. Označavanje vaših kutija važno je u svim selidbama, ali je od posebnog značaja kada se selite u novu kancelariju.

Pored toga, od izuzetnog je značaja da imate imenovanog koordinatora selidbe iz reda zaposlenih koji će vam olakšati posao i pratiti svaki korak u ovom procesu. Dobar izbor za ovu poziciju bi bio neko ko poseduje prethodno iskustvo u komercijalnim selidbama.

Ne zaboravite na računarsku opremu

Sobzirom da selidba zahteva rastavljanje i ponovno povezivanje svih elektronskih uređaja. Iz tog razloga je veoma bitno napraviti detaljan plan prenosa celokupne elektronske opreme iz vaše stare kancelarije. Što uključuje računare, servere, telefone, kao i opremu za skladištenje elektronskih podataka. Zbog kompleksnosti procesa predlažemo da vaš tim za tehničku podršku što pre počne da radi na pripremama za prenos podataka i kompanijske arhive.

Ukoliko postoje delovi računarske opreme koju više nećete koristiti, možete tu opremu proslediti u reciklažni centar. Savetujemo da se obratite Udruženju reciklera Srbije, koji će vam u tome pomoći.

Poštujte pravila prilikom selidbe poslovnog prostora

Ukoliko vaša kompanija nije vlasnik zgrade iz koje se selite ili u koju ćete se useliti, potrudite se da dobijete spisak svih pravila vezanih za preseljenje. Ovo se posebno odnosi na one poslovne zgrade u kojima se nalaze kancelarijski prostori većeg broja kompanija.

Imajte na umu da postoje zgrade u kojojima su selidbe poslovnog prostora dozvoljene samo posle radnog vremena ili vikendom. Kao i da ćete morati zatražiti posebno odobrenje za korišćenje servisnog lifta. Raspitajte se o ovim pravilima kod upravnika zgrade jer će ovo u velikoj meri diktirati logistiku same selidbe.

Obavestite saradnike i klijente o promeni poslovne adrese

Preporučujemo da što pre započnete ažuriranje dokumenata sa novom adresom i naručite nove vizit karte i ostali prateći reklamni materijal sa novim podacima. Unesite na sajt kompanije, kao i na vaše društvene mreže, nove podatke vezane za promenu poslovne adrese. Na vreme obavestite o ovoj promeni svoje poslovne saradnike kao i klijente, posebno ukoliko praktikujete svakodnevnu komunikaciju sa njima.

Team building po završetku selidbe poslovnog prostora

Team building nakon selidbe poslovnog prostora

Kao znak zahvalnosti svim kolegama koji su bili uključeni u proces selidbe, predlažemo da sačuvate poseban budžet za team building. Verujemo da bi vaši zaposleni cenili da se ulazak u novi poslovni prostor na ovaj način obeleži. Pri tome ne morate biti previše zvanični. Jer će im i jednostavan ručak u prvoj nedelji nakon preseljenja pokazati koliko cenite njihovu pomoć. Što će ujedno značiti dobrodošlicu u uzbudljive poslovne avanture u novoj kancelariji.